Conditions générales d'utilisation

1. Éditeur du service

• Welcomize est édité par NYL Sàrl, société de droit suisse dont le siège social est situé à 1530 Payerne, Suisse. Numéro IDE : [CHE-423.400.269]. Contact : hello@welcomize.co.
• Hébergement de l'infrastructure :
• Base de données, authentification et stockage : Supabase (Suisse, certifié SOC 2 Type II).
• Paiements : Stripe (États-Unis, certifié PCI DSS Level 1).
• Les données personnelles sont traitées conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et au Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour les utilisateurs résidant dans l'Union européenne.

2. Objet

• Welcomize est une plateforme SaaS (Software as a Service) permettant aux entreprises de services de :
• Structurer et automatiser l'onboarding de leurs clients.
• Centraliser la relation client : documents, signatures électroniques, tickets de support, projets et échanges.
• Offrir à leurs clients un portail dédié personnalisé (white-label).
• Le service est accessible par abonnement mensuel ou annuel, selon les formules décrites sur la page Tarifs du site welcomize.co.

3. Accès au service

• L'accès est réservé aux personnes majeures agissant dans le cadre d'une activité professionnelle.
• Chaque compte est strictement personnel. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et de toute activité effectuée depuis votre compte.
• Welcomize se réserve le droit de suspendre ou de résilier un compte en cas d'utilisation abusive, frauduleuse ou contraire aux présentes CGU, après notification préalable sauf en cas d'urgence.
• Toutes nos offres incluent une garantie satisfait ou remboursé de 30 jours. En cas de demande de remboursement dans ce délai, Welcomize procède au remboursement intégral sans condition.

4. Utilisation du service

• Vous vous engagez à utiliser Welcomize dans le respect des lois applicables et des droits des tiers.
• Il est interdit d'utiliser le service à des fins illicites, de tenter d'en compromettre la sécurité, d'effectuer du reverse engineering ou d'en extraire les données de manière non autorisée.
• Les contenus que vous déposez sur la plateforme (documents, informations client, données) restent votre propriété entière. Vous accordez à Welcomize une licence d'hébergement limitée, non exclusive, strictement nécessaire au fonctionnement du service.
• Vous êtes seul responsable de la légalité et de l'exactitude des données que vous transmettez à vos clients via Welcomize.

5. Propriété intellectuelle

• La plateforme Welcomize, son code source, son design, ses marques, logos et son contenu éditorial sont la propriété exclusive de NYL Sàrl. Toute reproduction, représentation ou exploitation non autorisée est interdite.
• L'abonnement vous confère un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non sous-licenciable, limité à la durée de votre abonnement.

6. Confidentialité

• Welcomize s'engage à traiter comme confidentielles toutes les données et informations que vous déposez sur la plateforme, y compris les données de vos propres clients.
• Cette obligation de confidentialité couvre l'ensemble des collaborateurs et sous-traitants de Welcomize ayant accès aux données, et perdure après la fin de la relation contractuelle.
• Ne sont pas couvertes par cette obligation les informations déjà publiques, communiquées par un tiers de manière légitime ou devant être divulguées en vertu d'une obligation légale.

7. Protection des données et rôle de sous-traitant

• Dans le cadre de l'utilisation de Welcomize, vous (le client) agissez en qualité de responsable de traitement pour les données personnelles de vos propres clients. Welcomize agit en qualité de sous-traitant au sens de la nLPD et du RGPD.
• Welcomize traite les données uniquement selon vos instructions et dans le cadre du service fourni.
• Un contrat de sous-traitance (Data Processing Agreement — DPA) est disponible sur demande à hello@welcomize.co. Ce contrat précise les obligations respectives des parties en matière de protection des données.
• Vous restez responsable d'informer vos clients du traitement de leurs données et de disposer d'une base légale valide pour ce traitement.
• Pour le détail des données collectées, des finalités, des sous-traitants et de vos droits, veuillez consulter notre Politique de confidentialité et notre page RGPD & nLPD.

8. Sécurité des données

• Welcomize met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :
• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256).
• Authentification sécurisée avec gestion des sessions côté serveur.
• Isolation des données entre clients (Row Level Security).
• Sauvegardes automatiques quotidiennes avec conservation chiffrée.
• Accès aux données limité aux seuls collaborateurs habilités, dans le cadre strict de leurs fonctions.

9. Notification en cas d'incident de sécurité

• En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits ou ceux de vos clients, Welcomize s'engage à vous notifier dans un délai de 72 heures après en avoir pris connaissance, conformément aux exigences du RGPD et de la nLPD.
• Cette notification comprendra la nature de l'incident, les données concernées, les mesures correctives prises et les recommandations pour limiter l'impact.

10. Disponibilité du service

• Welcomize s'engage à maintenir une disponibilité du service de 99,5 % sur une base mensuelle, hors périodes de maintenance planifiée.
• Les opérations de maintenance planifiée seront notifiées avec un préavis minimum de 48 heures par email ou via la plateforme. Elles seront programmées en dehors des heures d'activité habituelles dans la mesure du possible.
• Welcomize ne saurait être tenu responsable des interruptions résultant d'un cas de force majeure, d'une défaillance d'infrastructure tierce ou d'une utilisation incorrecte du service.

11. Limitation de responsabilité

• Welcomize ne saurait être tenu responsable de pertes de données résultant d'une utilisation incorrecte du service, d'un cas de force majeure ou d'une défaillance d'infrastructure tierce.
• En aucun cas la responsabilité de Welcomize ne pourra excéder le montant total des sommes versées par l'utilisateur au cours des 12 mois précédant l'événement ayant donné lieu à la réclamation.
• Welcomize exclut toute responsabilité pour les dommages indirects, y compris la perte de chiffre d'affaires, de données ou de profit.

12. Facturation et paiement

• Les abonnements sont facturés mensuellement ou annuellement selon la formule choisie, par prélèvement automatique via Stripe.
• Welcomize ne stocke aucune donnée bancaire. Les informations de paiement sont traitées directement par Stripe, certifié PCI DSS Level 1.
• En cas de non-paiement dans un délai de 15 jours après la date d'échéance, Welcomize se réserve le droit de suspendre l'accès au service après relance.

13. Résiliation et portabilité des données

• Résiliation par le client : Vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment depuis votre espace compte. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Aucun remboursement au prorata ne sera effectué pour la période restante.
• Portabilité des données : Avant la résiliation effective, vous pouvez exporter l'ensemble de vos données dans un format structuré et lisible par machine (CSV, JSON) depuis votre espace compte ou en adressant une demande à hello@welcomize.co.
• Suppression des données : Après résiliation, l'ensemble de vos données et de celles de vos clients sera définitivement supprimé dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale de conservation.
• Les données de facturation sont conservées 10 ans conformément au Code des obligations suisse (CO art. 958f).

14. Modifications des présentes CGU

• Welcomize se réserve le droit de modifier les présentes CGU. En cas de modification substantielle, vous serez informé par e-mail au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions.
• Si vous n'acceptez pas les modifications, vous pouvez résilier votre abonnement avant leur date d'entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du service après cette date vaut acceptation des nouvelles conditions.

15. Modification des tarifs

• Welcomize se réserve le droit de modifier ses tarifs avec un préavis de 30 jours. Les nouveaux tarifs s'appliqueront à la prochaine période de facturation suivant la notification.
• En cas de désaccord, vous pouvez résilier votre abonnement avant l'entrée en vigueur des nouveaux tarifs, sans pénalité.

16. Droit applicable et for juridique

• Les présentes CGU sont soumises au droit suisse, à l'exclusion de toute règle de conflit de lois et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM).
• En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de 30 jours. À défaut d'accord, les tribunaux compétents sont ceux du canton de Vaud (Suisse), sous réserve des dispositions impératives applicables aux consommateurs résidant dans l'Union européenne.

17. Contact

Pour toute question relative aux présentes conditions générales d'utilisation, vous pouvez nous contacter à : Email : hello@welcomize.co — Adresse : NYL Sàrl — 1530 Payerne, Suisse.